アニーズ　ピーシー（ＰＣ）クラブ　ビジネスメールの書き方、送り方

メールの基本的な使いかた　キホンのキホン

もう、メールは使えて当たり前の時代？

だけど、こんな書き方でよかったっけ？ってふと疑問に思う人のために、基本的なメールの使い方と、ビジネスにチョット差をつける裏技？みたいなものをここではご紹介していくつもりです。

なお、メールソフトの使い方は、基本的に「Outlook Express」（以下、OE）をもとに説明していきま～っす。

メールの基本がわかれば、今流行りのGmailなどのウェブメールと言われるものや、ビスタのウインドウズメールなんかも、なんとなく使いこなせちゃうように、なっちゃいますよ～。

まず、メールには、HTML形式のメールとTEXT形式のメールがあるってこと、ご存知ですか？

HTMLメールとは、メールをWebページのレイアウトなどに使うHTMLで記述したもの。Webページのように文字に色を付けたり、フォントサイズを変更したり、表やグラフ、画像を張りつけたりできるもの。

また、TEXTメールとは、テキスト、つまり、文字のみで文章として送られてくるメールですね。

見た目に違うのは、もちろんなんですが、テキスト形式とHTML形式とではデータ容量がかなり違っています。

テキストなら数KBなのに、HTMLになるととたんにサイズが跳ね上がってきます。

HTMLメールは、ネットショップのDMのように、画像や文字サイズを強調した表現ができるという利点はあるのですが、通常の用件をやりとりするメールでは、必要ない場合が多いんですよね。

なので、ビジネスで使う場合は、できるだけ、テキスト形式のメールを送受信するのが、ベターです。

また、メールのサイズが大きいと、相手の受信箱を圧迫したり、回線やサーバーではじかれたり、正しく表示されない場合もあります。

設定の方法は、下の図を参考にしてください。